Como sistematizar o conhecimento nas organizações

Para falar sobre a sistematização ou formalização do conhecimento nas organizações, é importante entender um pouco do conceito de Conhecimento Explícito e Conhecimento Tácito, conforme pode-se ver no livro Gestão do Conhecimento, de Takeuchi e Nonaka (2008).

Resumidamente, existem dois tipos de conhecimento, o Conhecimento Explícito, que é o conhecimento formal, disponível a todos, e o Conhecimento Tácito, que é o conhecimento prático, a experiência que as pessoas tem. Esse último não está amplamente disponível. Na verdade ele acaba sendo propriedade da pessoa que o detém e depende dela para que seja repassado a outras pessoas. Veja abaixo o trecho retirado do livro referido acima para compreender melhor esse conceito. 

"O conhecimento explícito pode ser expresso em palavras, números ou sons, e compartilhado na forma de dados, fórmulas científicas, recursos visuais, fitas de áudio, especificações de produtos ou manuais. O conhecimento explícito pode ser rapidamente transmitido aos indivíduos, formal e sistematicamente.

O conhecimento tácito, por outro lado, não é facilmente visível e explicável. Pelo contrário, é altamente pessoal e difícil de formalizar, tornando-se de comunicação e compartilhamento dificultoso. As instituições e os palpites subjetivos estão sob a rubrica do conhecimento tácito. O conhecimento tácito está profundamente enraizado nas ações e na experiência corporal do indivíduo, assim como nos ideais, valores ou emoções que ele incorpora.

Para ser preciso, existem duas dimensões para o conhecimento tácito. A primeira dimensão é a 'técnica', que engloba habilidades informais e de difícil detecção, muitas vezes captadas no termo 'know-how'. Os mestres-artesãos ou os chefs de três estrelas, por exemplo, possuem um tesouro de especialidade nas pontas dos dedos, desenvolvido depois de anos de experiência, mas frequentemente tem dificuldade em articular os princípios técnicos ou científicos por trás daquilo que sabem. Os insights altamente subjetivos e pessoais, as intuições, os palpites e as inspirações derivadas da experiência corporal, todos se encaixam nesta dimensão. 

O conhecimento tácito também contém uma importante dimensão 'cognitiva'. Ela consiste em crenças, percepções, ideais, valores, emoções e modelos mentais tão inseridos em nós que os consideramos naturais. Embora não possa ser articulada muito facilmente, essa dimensão do conhecimento tácito dá forma ao modo como percebemos o mundo em torno de nós." (TAKEUCHI e NONAKA, p. 19)

Basicamente o desafio está em transformar o conhecimento tácito, que está em poder de uma pessoa, em conhecimento explícito, formal e disponível a todos. Assim reduzimos a dependência daquela pessoa. Se ela sair da empresa, em férias ou permanentemente, a empresa não fica perdida em suas atividades, porque a empresa detém o conhecimento de como as coisas funcionam.

Veja na figura abaixo a idéia sobre essa mudança no tipo de conhecimento. Obviamente em um mundo perfeito - para as empresas - todo o conhecimento seria explícito. Mas o mundo não é algo imutável. Pelo contrário. As coisas mudam rapidamente. O mundo muda e os processos precisam ser adaptados para que as coisas continuem funcionando corretamente. Não há viabilidade de transformar todas essas mudanças em conhecimento explícito de forma imediata, e também não se pode esperar que o conhecimento explícito seja formalizado para que o processo seja atualizado. Então essa transformação vai acontecendo em ciclos. Formaliza-se o conhecimento tácito, transformando-o em explícito. As coisas vão mudando, os processos, ferramentas e critérios de decisão sofrem mudanças, não sendo realizados mais conforme foi formalizado. Então em algum momento, formaliza-se novamente esses conhecimentos. E o ciclo vai se repetindo: os processos são atualizados, o conhecimento tácito volta a ganhar espaço e em algum momento ele deve se tornar explícito. Também é importante salientar que não há ausência total de conhecimento tácito. O conhecimento tácito também é importante nas organizações. As habilidades de uma pessoa, por exemplo, podem derivar de seus conhecimentos específicos e podem ser difíceis de serem replicados. E para a empresa pode ser um diferencial ter uma pessoa em seu time com aquelas habilidades. Mas a empresa deve tentar sistematizar aquele conhecimento na medida em que for possível, com a finalidade de tentar replicar aquelas habilidades em suas equipes.

Fonte: Takeuchi e Nonaka (2008, p.24).

Para finalizar, há então um processo para tentar "extrair" o conhecimento tácito e formalizá-lo, tornando-o disponível para todos na organização e reduzindo a dependência de pessoas específicas. Isso envolve utilizar o conhecimento que está em poder destas pessoas e mapear processos ou montar treinamentos para qualquer pessoa que possa necessitar realizar aquelas atividades algum dia. Nisso, a UNICO pode lhe ajudar. Conte conosco!

Querendo saber mais, basta se cadastrar em nosso site que entraremos em contato com você: www.unico.tec.br.

Referências:

TAKEUCHI, Hirotaka; NONAKA, Ikujiro. Gestão do Conhecimento. Porto Alegre: Bookman, 2008.